Projektmanagement (PMS)
Projektmanagement-Systeme (PMS) dienen dazu die interne Auftragsabwicklung zu beschleunigen und Projekte Umsetzung digital zu unterstützen. Dazu werden Informationen digitalisiert und Prozessketten in der Software modelliert. Projektmanagement-Systeme sind eine Weiterentwicklung von Groupware-Lösungen.
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Grundanforderungen
Kernfunktionen
- Groupware-Funktionen (E-Mail, Adressen, Kalender, Dateiablage)
- Verwaltung von Protokollen, Ideen und Problemen inkl. Feedback-Funktion
- Bildung von Haupt- und Teilprojekten inkl. Aufgabenmanagement
- Auswertungsfunktionen inkl. Zeit- und Aufwandserfassung und grafischer Darstellung
- Resourcenmanagement
Schnittstellen
- Integration von bestehenden Kommunikationslösungen, z.B. E-Mail, Termine
- Export von Projektplänen und Aufgabenlisten
Am Beispiel von "openXchange" können wir zeigen:
Portal
- Alles auf einen Blick und im direkten Zugriff:
- Termine oder Aufgaben und Projekte oder die Information über neue Emails
Kalender
- Private, Öffentliche gesharte Kalender
- Ressourcenverwaltung
- Free/Busy Suche für flexibles Anfragen Internet und MS-Outlook
- Free/Busy Query für die automatische Berechnung von verfügbaren Zeiten
- Konflikt Management für die Anzeige, Überprüfung von Überschneidungen
- Anhängen von Dokumenten direkt and den Termin
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Terminserien
- Farbliche Unterscheidung von Terminen unterschiedlicher Kategorie
- Ressourcenkalender
- Benachrichtigung interner und externe Teilnehmer per Email
- Notizen für erweiterte Kalender-Funktionalität durch Anhänge
- Verlinkung Objekte anderer Module für bessere Übersicht
- Erweiterte Suche mit individuellen, kombinierbaren Suchkriteiren
- Offene Schnittstellen
- Diverse individuelle Konfigurationsmöglichkeiten
Kontaktverwaltung
- Zentrale Datenspeicherung: speichert alle OX Kontakte in der SQL Datenbank
- Umfangreiche Informationsfelder
- Bis zu 20 zusätzlichen Feldern pro Kontakt
- Kategorien für das Schaffen von gruppierten Kontakten
- Verlinken von Kontakten
- Umfangreiche Suchfunktionen
- Bilder (Foto) zuordnen zu einem bestimmten Kontakt
- Listenansicht für das Erzeugen einer dynamischen Kontaktliste
- Einfaches Erstellen von eMail-Verteilerlisten
- Dokumente als zusätzliche Informationen an einen Kontakt anhängen
- Notizfunktion für das Anhängen persönlicher Kommentare an einen Kontakt
- Verlinkung für das Verbinden eines Kontakts mit anderen Modulen
- Löschen redundanter Kontakte direkt in der Kontaktlisten Ansicht
- WebDAV Schnittstelle nterstützt das Anzeigen, Editieren, Löschen
- Vcard Unterstützung über die WebDAV Schnittstelle
Aufgaben-Management
- Private, öffentliche und gemeinsame Aufgaben
- Serienaufgaben für das einfache Management wiederkehrender Aufgaben
- Automatische Widervorlage von Aufgaben und Erinnerung per Email
- Automatische Benachrichtigung bei neunen Aufgaben
- Delegieren von Aufgaben
- Projektaufgaben für verbessertes Projektmanagement
- Differenzierte Listenansichten für den einfachen und schnellen Zugriff
- Anhänge für den direkten Zugriff auf Dokumente
- Notizen für erweiterte Aufgaben-Funktionalität
- Verlinkung für bessere Übersicht mit anderen Modulen
- Erweiterte Suche mit individuellen, frei kombinierbaren Suchfunktionen
- Schnittstellen OX API, WebDAV XML, Free/Busy Schnittstelle oder ICAL u.a.
Dokumentenverwaltung
- Ordner Struktur für den berechtigungsgesteuerten Zugriff über SSL
- Versionierung für die sichere Versionen-Verwaltung
- WebDAV/XML Schnittstelle für ERP, CRM, Projektmanagement etc.
- Datenaustausch u. a. für MS-Office, StarOffice, OpenOffice.org, Browser
- Sperren von Dokumenten für den Schutz gegen Änderung eines Dokuments
- Umfangreiche Suchfunktionen
- Berechtigungskonzept bis auf einzelne Objektebene für Ordner und Dokumente
- Vererbung von Ordnerrechten auf Unterordner und Dokumente
- Verschieben von Ordnern samt aller Dokumente
Webmail
- Weltweit sicherer Mailzugriff und den Versand von E-Mails
- Termin- und Aufgabenbestätigung direkt aus der Webmail-Anwendung
- Übernahme vorhandener E-Mail-Kontakte in die zentrale Kontaktverwaltung
- Generieren und Bearbeiten elektronischer Empfangsbestätigungen
- Sortieren, Suchen für verbessertes Handling von E-Mails
- HTML-Editor zum formatieren von Nachrichten
- Rechtschreibkorrektur
- Übernahme von Anhängen direkt in die Dokumentenverwaltung
- Übernahme von Terminen / Aufgaben im iCal Format
Projektverwaltung
- Meilensteine für die Optimierung projektspezifischer Prozesse
- Aufgaben/Kommentare für den Informationsstand aller Beteiligten
- Verlinkung von allen im Open-Xchange Server gespeicherten Daten
Wissensdatenbank/Bookmarks/Foren/Pinnwand:
Open-Xchange Folder Konzept
- für die einfache Integration anderer Clients über die WebDAV Schnittstelle
- für das automatische Speichern in Foldern aller Objekte, die in den Modulen Kalender, Kontakte und Aufgaben generiert werden
- Webinterface Foldertree für schnellen Zugriff auf OX Folder
- Folder Module für den Support von Foldern mit beliebigen Inhalten
- Standard Folder für das Erstellen von Objekten ohne spezifizierte Folder
- Individuelle Definition von Zugriffsrechten auf OX Folder
- Definition einzelner User und Usergruppen mit/ohne Administrationsrechten
- Individuelle Vergabe von zentralen Zugriffsrechten
- Rechts Klick Menue für schnelles, bedienerfreundliches Folder Management
- Eigenschaften Popup für den schnellen Überblick über die Folder
- Verfügbar machen privater Folder für das schnelle Sharing